Einstellungsstopp mit Plan: Die Ruhestandswelle als Fahrplan für die digitale Verwaltung

In den nächsten zehn bis zwölf Jahren geht fast ein Drittel der Beschäftigten in der deutschen Verwaltung in den Ruhestand. Das wird meist als Problem beschrieben: Es fehlen Fachkräfte, Ämter kommen nicht hinterher. Wir sehen darin vor allem eine Chance. Wenn wir wissen, wann und wo Menschen ausscheiden, wissen wir auch, wo die Verwaltung bis dahin digital arbeiten muss.

Unser Vorschlag: Ein Einstellungsstopp in der Verwaltung als Grundregel – frei werdende Stellen werden nicht automatisch nachbesetzt, sondern ihre Aufgaben werden durch Digitalisierung ersetzt. Und zwar zuerst dort, wo die Ruhestandswelle am höchsten ist.

Dabei geht es uns ausdrücklich um die Verwaltung: Ministerien, Landes- und Kommunalverwaltungen, Bürgerämter, Bauverwaltung, Finanzämter. Nicht gemeint sind Lehrkräfte, Polizei, Zoll, Justiz, Bundeswehr, Kliniken oder Kitas. Deren Arbeit wollen wir nicht ersetzen, sondern in einem zweiten Schritt durch Digitalisierung entlasten (siehe unten).

Das Wichtigste in Kürze

• 30 % der rund 750.500 Beschäftigten in der deutschen Verwaltung sind 55 oder älter (eigene Auswertung von EU-United auf Basis des Statistischen Bundesamts, Stand 30.06.2024). Im gesamten öffentlichen Dienst sind es 26,3 %.
• EU-United schlägt einen Einstellungsstopp in der Verwaltung vor: Frei werdende Stellen werden durch Digitalisierung ersetzt – zuerst dort, wo die Ruhestandswelle am höchsten ist.
• Der Stopp gilt für Beamte und Tarifbeschäftigte, nicht für Lehrkräfte, Polizei, Zoll und Justiz. Deren Arbeit soll in einem zweiten Schritt digital entlastet werden.
• Nachbesetzt wird nur, wenn eine Pflichtaufgabe sonst nicht erfüllt werden kann. IT- und Digitalisierungsfachleute sind ausgenommen.
• Deutschland liegt bei digitalen Verwaltungsleistungen unter dem EU-Durchschnitt (Bürger 78,9 statt 82,3 Punkte, Unternehmen 77,5 statt 86,2).

Die Zahlen: Fast jeder Dritte in der Verwaltung ist 55 oder älter

In der Verwaltung im engeren Sinn – „Politische Führung und zentrale Verwaltung“ bei Bund, Ländern und Kommunen sowie die Steuerverwaltung der Länder – arbeiteten am 30. Juni 2024 rund 750.500 Menschen. Davon waren:

Alter	Beschäftigte	Anteil
unter 25	70.200	9,4 %
25 bis 34	128.200	17,1 %
35 bis 44	156.800	20,9 %
45 bis 54	170.500	22,7 %
55 bis 59	115.800	15,4 %
60 bis 64	98.800	13,2 %
65 und älter	10.200	1,4 %

Quelle: Statistisches Bundesamt, Statistischer Bericht Personal des öffentlichen Dienstes, Stichtag 30.06.2024, Tabelle 74111-05; Aufgabenbereiche 01 (alle Ebenen) und 06 (Landesbereich); Summen und Anteile: eigene Auswertung von EU-United.

Rund 225.000 Beschäftigte (30,0 %) sind 55 Jahre oder älter, 109.000 (14,5 %) sogar 60 oder älter. Zum Vergleich: Im gesamten öffentlichen Dienst liegt der Anteil ab 55 bei 26,3 %. Die Verwaltung altert also schneller als der Rest des Staates. Die meisten dieser Beschäftigten erreichen in den nächsten zehn Jahren die Altersgrenze, viele gehen früher: Von den 55.900 Beamtinnen und Beamten, die 2024 neu in den Ruhestand gingen, erreichte nur gut ein Drittel (38 %) die jeweilige Altersgrenze; 41 % gingen vorzeitig auf Antrag, im Schnitt mit 64 Jahren (Destatis, Pressemitteilung Nr. 455 vom 17.12.2025).

Wichtig: Fast drei Viertel der Beschäftigten in der zentralen Verwaltung (73 %) sind Tarifbeschäftigte, keine Beamten – in den Kommunen sogar mehr als vier Fünftel. Der Einstellungsstopp muss deshalb für beide gelten.

Die Welle trifft nicht alle gleich

Der Anteil der Beschäftigten ab 55 Jahren unterscheidet sich deutlich nach Ebene und Aufgabe (Destatis, ebd.):

Verwaltungsbereich	Beschäftigte	davon ab 55
Zentrale Verwaltung Bund	45.500	29,9 %
Zentrale Verwaltung Länder	166.700	31,2 %
Zentrale Verwaltung Kommunen	394.800	30,5 %
Steuerverwaltung der Länder (Finanzämter)	143.500	27,1 %

Die Kommunen tragen die größte Last: Mehr als die Hälfte der Verwaltungsbeschäftigten arbeitet dort – in Rathäusern, Landratsämtern und Kreisverwaltungen, also in der Verwaltung, die Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen direkt erleben. Fast jeder dritte von ihnen ist 55 oder älter.

Dass solche Wellen kommen und gehen und sich vorhersehen lassen, zeigt ein Beispiel aus einem anderen Bereich: Im Schuldienst gab es 2014 und 2015 jeweils rund 27.900 Neupensionierungen, 2024 nur noch 14.400 – den niedrigsten Stand seit 2003 (Destatis, Pressemitteilung Nr. 455). Genau diese Vorhersehbarkeit wollen wir in der Verwaltung nutzen.

Unser Ansatz: Die Digitalisierung folgt der Demografie

Statt überall gleichzeitig ein bisschen zu digitalisieren, setzen wir dort zuerst an, wo in den nächsten Jahren besonders viele Beschäftigte gleichzeitig ausscheiden. Vier Fragen bestimmen die Reihenfolge:

Kriterium	Leitfrage
Abgangswelle	Wie viele Beschäftigte scheiden in den nächsten 3–5 Jahren aus?
Digitalisierungspotenzial	Welche Tätigkeiten lassen sich vereinfachen, bündeln oder automatisieren?
Kritikalität	Was passiert, wenn die Aufgabe nicht mehr erledigt wird?
Umsetzbarkeit	Wie schnell lässt sich die Änderung realisieren?

Ein Bürgeramt mit vielen bevorstehenden Ruhestandseintritten und vielen gleichartigen Vorgängen kommt damit ganz nach vorn. Eine kleine Fachbehörde mit komplexen Einzelfallentscheidungen braucht eher gezielte Nachbesetzung und Wissenstransfer.

Die Regel für frei werdende Stellen

Der Einstellungsstopp ist die Grundregel. Ausnahmen müssen begründet werden:

• Keine Nachbesetzung, wenn die Aufgabe entfällt oder digital erledigt wird.
• Teilweise Nachbesetzung, wenn Abläufe deutlich effizienter geworden sind, aber noch Personal brauchen.
• Volle Nachbesetzung nur, wenn eine gesetzliche Pflichtaufgabe sonst nicht erfüllt werden kann.

Ausdrücklich ausgenommen vom Stopp: Fachleute für IT-Architektur, Cybersicherheit und Prozessmodernisierung. Wer sie nicht einstellt, verhindert genau die Digitalisierung, die den Personalabbau erst möglich macht.

Drei Jahre Vorlauf

Digitalisierung braucht Zeit. Gehen in einem Bauamt 2030 mehrere erfahrene Beschäftigte in den Ruhestand, muss die Umstellung spätestens 2027 beginnen. Ein Vorteil, der oft übersehen wird: Die erfahrenen Beschäftigten können ihr Wissen noch in die neuen Abläufe einbringen, bevor sie gehen.

Einmal entwickeln, überall nutzen

Hunderte Kommunen bearbeiten dieselben Anträge – jede mit eigener Software, eigenen Formularen, eigenen Projekten. Eine gemeinsame digitale Lösung bewirkt mehr als Hunderte Einzelprojekte. Wenn ein Bereich vor einer Ruhestandswelle steht, sollte zuerst geprüft werden, ob eine andere Verwaltung das Problem schon gelöst hat.

Dazu legt jede Behörde jährlich einen gemeinsamen Personal- und Digitalisierungsplan vor, der drei Fragen beantwortet:

1. Welche Abgänge erwarten wir in den nächsten fünf Jahren?
2. Welche Abläufe müssen wir bis dahin ändern?
3. Welche Stellen müssen danach tatsächlich noch besetzt werden?

Gemessen wird an wenigen Kennzahlen: Bearbeitungsdauer, Rückstände, Kosten pro Vorgang, Servicequalität und tatsächlicher Personalbedarf.

Und Schule, Polizei, Zoll, Justiz? Entlasten statt ersetzen

Lehrkräfte, Polizistinnen, Zöllner, Richterinnen oder Pflegekräfte arbeiten mit Menschen und vor Ort. Diese Arbeit lässt sich nicht durch Software ersetzen, und das wollen wir auch nicht. Für diese Bereiche gilt der Einstellungsstopp nicht.

Aber auch dort steckt viel Verwaltung im Alltag: Dokumentation, Formulare, Berichte, Abstimmungen, Doppelerfassungen. In einem zweiten Schritt wollen wir untersuchen, wie Digitalisierung diese Berufe wesentlich effizienter macht – damit mehr Zeit für Unterricht, Ermittlungen, Kontrollen und Verfahren bleibt. Ein eigener Beitrag dazu folgt.

Blick nach Europa

Dass eine weitgehend digitale Verwaltung möglich ist, zeigen andere europäische Länder. Im eGovernment-Benchmark der Europäischen Kommission lagen 2024 Malta (97 Punkte) und Estland (92 Punkte) an der Spitze (Capgemini, eGovernment Benchmark 2024).

Deutschland holt auf, liegt aber weiter unter dem europäischen Durchschnitt. So bewertet die EU-Kommission die digitalen Verwaltungsleistungen 2024 (Länderbericht Deutschland zur Digitalen Dekade 2025):

Digitale Verwaltungsleistungen (Punkte von 100)	Deutschland	EU-Durchschnitt
für Bürgerinnen und Bürger	78,9	82,3
für Unternehmen	77,5	86,2

Besonders bei Leistungen für Unternehmen ist der Abstand groß – und er ist 2024 sogar gewachsen (laut Kommission teilweise, weil eine fehlerhafte Messung korrigiert wurde). Das EU-Ziel lautet: 100 Punkte, also alle wichtigen Verwaltungsleistungen vollständig online, bis 2030.

Unser Ansatz passt zum europäischen Rahmen: Mit der Verordnung für ein interoperables Europa (2024) sollen Verwaltungen in der EU digitale Lösungen leichter gemeinsam nutzen und weitergeben – genau das „Einmal entwickeln, überall nutzen“, das wir auch innerhalb Deutschlands fordern. Wir wollen deshalb nicht das Rad neu erfinden, sondern von den Spitzenreitern lernen. Ein eigener Beitrag zum Vergleich mit Estland und Malta folgt.

Fazit: Weniger Personal, ohne dass der Staat schwächer wird

Die Ruhestandswelle kommt ohnehin. Wir können sie als Notstand behandeln – oder als Fahrplan. Wenn wir die Digitalisierung gezielt dort vorantreiben, wo die Welle am höchsten ist, sinkt der Personalbestand der Verwaltung ohne eine einzige Entlassung, und der Staat bleibt leistungsfähig.

Die Digitalisierung folgt der Demografie. Wir modernisieren zuerst die Bereiche, in denen die meisten Beschäftigten ausscheiden und das größte Potenzial zur Digitalisierung besteht. So sinkt der Personalbestand durch natürliche Fluktuation, ohne die Leistungsfähigkeit des Staates zu gefährden.

Dieser Beitrag knüpft an unsere Überlegungen zum handlungsfähigen Staat an. Im nächsten Schritt wollen wir ausrechnen, wie viele Stellen in Bund, Ländern und Kommunen bis 2037 frei werden – und wie ein Steuerungssystem aussehen kann, das solche Wellen automatisch erkennt.

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